Wenn Unterstützung beim Wohnen notwendig ist, gibt es auf jeden Fall mindestens ein Gespräch. Hierzu lädt der LWL ein. Ein LWL-Teilhabeplaner oder eine Teilhabeplanerin führt das Gespräch zusammen mit dem Menschen mit Behinderungen. Wer genau an dem Gespräch teilnimmt, ist unterschiedlich. Abgesehen von dem Betroffenen und dem Teilhabeplaner oder der Teilhabeplanerin kann auch der gesetzliche Betreuer oder die Betreuerin und jemand vom örtlichen Sozialamt und von anderen Leistungserbringern dabei sein.

Wenn nur eine einzelne Leistung notwendig ist, findet kein Gespräch statt. Der Bedarf wird dann schriftlich ermittelt.

Wenn der leistungsberechtige Mensch es möchte, kann es auch eine Gesamtplankonferenz geben. Diese kann zum Beispiel sinnvoll sein, wenn außer dem LWL ein weiterer Rehabilitationsträger beteiligt ist und die Leistungen aufeinander abgestimmt werden sollen. Außerdem kann man bei der Gesamtplankonferenz für komplexe Fälle oft schneller eine gute Lösung finden.

Der LWL sagt dem Menschen immer rechtzeitig Bescheid, wenn es etwas Neues gibt. Ziel des LWL ist es, das gesamte Verfahren möglichst transparent zu gestalten.